Toute personne manifestant un intérêt réel pour l’objet social de l’association est potentiellement candidate à une mission. Cependant les modalités suivantes sont d’application :

1. Tout membre actif peut soumettre au CA un projet de mission, au minimum avec un préavis de 6 mois (sauf mission d’urgence faisant suite à un événement ou une catastrophe). Le membre est libre de proposer la destination et la (les) cible(s) de son choix pour autant que ceux ci rentrent dans la description générale des cibles de l’association.
2. Tout autre membre (adhérent ou sympathisant) peut également proposer une mission mais moyennant le parrainage (caution morale et artistique) d’au moins un membre actif
3. Le CA est par ailleurs libre d’approcher toute compagnie clown professionnelle qu’il estime capable et susceptible de répondre à l’objet social dans le cadre d’un projet déterminé.

Toute proposition de mission aura nécessairement un caractère clownesque qui fera l’objet d’une validation artistique.

Le choix FINAL de la destination d’une mission (et de la (les) cible(s) fait l’objet d’une discussion entre le(s) artiste(s) et le CA. Ce dernier a cependant le loisir de lancer un appel à candidat pour une mission pré- déterminée.

Les missions faisant l’objet d’un support financier via des fonds propres de l’association ont une durée minimale de 3 semaines (voyage exclu).

Compte tenu des ressources limitées de l’association, une réserve de 10.000€ équivalent à environ 3 missions sera conservée pour l’année suivante.

Le nombre de missions financées par l’association dépendra donc des marges disponibles et des financements obtenus pour une année de référence.

Si les ressources sont insuffisantes pour financer l’ensemble des missions proposées, les critères suivants seront pris en compte par ordre d’importance :

• Le fait qu’une autre mission ait déjà été effectuée la même année civile par un artiste déterminé.
• Le peu d’attention ou de présence (toutes sections confondes) dans un pays donné ainsi que les conditions géopolitiques (insécurité, guerre) ou naturelles (catastrophes).
• L’importance et le type de support fourni par les partenaires sur place

Si des missions d’urgence sont décidées, l’appel sera en priorité dirigé vers les artistes les plus expérimentés et/ou ceux qui disposent d’une connaissance particulière de ces situations et/ou de ce contexte (pays).

En tout état de cause, il ne s’agit pas de limiter les choix ou les propositions mais d’accepter un cadre minimum permettant une véritable dynamique associative et une accumulation d’expériences.

Pour autant que la mission ait été approuvée par le CA, les membres bénéficient d’un support financierpour les dépenses suivantes :

• Visa pays
• Billet avion (lowest classe)
• Vaccins obligatoires
• Assurance rapatriement et assistance médicale urgente
• Per diem forfaitaire comprenant : logement, nourriture et transport local

Il sera tenu compte du support logistique fourni ou non par les ONGs. Ce support doit faire l’objet d’une recherche activepar les artistes et est un des critères de sélection pour l’approbation de la mission. Transport longue distance en sus. Adaptation possible en cas de problème. Le per diem est calculé sur base du coût de la vie et des habitudes locales et n’est pas destiné à assurer à l’artiste un standard de vie « occidental ». Il est calculé sur base de l’expérience accumulée.

• Repos local : 1 jour par semaine couvert par per diem.
• Matériel (et autres frais de préparation) max 100 Euro par personne : sur base d’une proposition soumise au préalable et de justificatifs.
• Stipend (salaire) pour artiste local le cas échéant.

Pour rappel, les cibles prioritaires de CSF/CZG-B sont :

• L’enfant et la maladie (Orphelins du Sida ...).
• L’enfant et la guerre (Camps de réfugiés mais aussi territoires « accessibles » de pays en guerre ou quasi guerre).
• L’enfant et l’incarcération (Prisons ...).
• L’enfant et l’abandon (enfants des rues ...).
• L’enfant et le travail (plus ou moins forcé ..).
• L’enfant et les catastrophes naturelles.

Tout artistepartant dans le cadre CMSF peut bénéficier d’une couverture ONEM «travail bénévole » pendant une période maximale de 1 mois. Tout artiste qui annulerait pour des raisons personnelles ses engagements vis-à-vis de l’organisation s’engage à dédommager entièrement l’organisation pour les frais engagés non récupérables. Aucun achat qui n’aurait pas été préalablement approuvé selon les modalités définies dans les statuts ne pourra faire l’objet d’une demande de remboursement.

L’artiste qui part dans le cadre de « CSF/CZG-B » s’engage à :

Avant le voyage :

Spectacle : « Un spectacle béton, tenant dans unsac à dos, modulable selon l’environnement, le public, le timing... ».

• Obtenir le cas échéant du parrainage artistique nécessaire
• Planifier les répétitions nécessaires à la consolidation du spectacle en concertation avec le responsable artistique.
• Présenter le spectacle aux autres membres un mois avant le départ prévu.

Logistique

• Être en ordre de cotisation!
• Préparer le plan de voyage en étroite coopération avec le CA de façon à optimaliser les contacts externes et obtenir le plus grand support local possible de façon à minimiser les coûts et à faciliter la logistique locale.
• Se renseigner sur les us et coutumes et sur le public cible.
• Si besoin de matériel spécifique, lister ce matériel et le soumettre pour approbation.
• Fournir au CA toute donnée administrative le concernant (passeport).
• Prendre les contacts nécessaires pour formalités (visa...)

Témoignage et fund raising

• Organiser un projet de parrainage avec une école ou tout autre organisation : validation du spectacle, témoignage et financement (partiel) de la mission.
•  Faire (ou faire faire) des photos, vidéos, enregistrements audios qu’il mettra à disposition de l’organisation.
• Gérer les contacts au nom de l’association.
• Collecter des témoignages écrits
• Tenir un carnet de route et alimenter un blog régulièrement sur le site de l’association.
• Accepter la présence d’une équipe média si préalablement négocié par l’association et après concertation avec l’artiste.
• Eviter toute situation ou tout comportement potentiellement embarrassant ou légalement dommageable pour l’organisation (drugs).
• En cas de problème important (accident, problème au sein de l’équipe etc..), toute décision éventuelle sera au préalable discutée avec le CA représenté par son président. En cas de divergence de vue, l’avis du CA est prépondérant.

Au retour

• Effectuer un debriefing pour les autres membres.
• Ecrire un témoignage (texte, photos ou vidéos) ainsi qu’un rapport interne destiné à récolter des informations/impressions/réflexions importantes pour le suivi de cette mission en particulier et pour l’association en général.
• Transmettre la liste des contacts obtenus sur place
• Animer une ou deux soirées témoignage-fundraising pour l’association
• Préparer un témoignage qui peut être présenté dans au moins 1école,
• Répondre aux sollicitations des médias.
• Participer aux activités régulières de l’association visant à faire connaître ou à renforcer l’association auprès du grand public.

Il appartient au membre partant en mission avec CSF/CZG-B de prendre toute mesure nécessaire pour s’assurer de la légalité de sa démarche : CSF/CZG-B ne pourra être tenu pour responsable en cas d’instruction administrative ou judiciaire.

L’association est régulièrement sollicitée pour répondre à des demandes de spectacles /animations. Ceux-ci sont rémunérés. En ce qui concerne les prestations personnelles réalisées au nom de CSF/CZG-B, laclé unique de répartition du cachet est 20% pour CSF/CZG-B et 80% pour les clowns. Ceci ne concerne pas les spectacles CSF/CZG-B ou les événements où l’association est d’abord présente en tant qu’association (cabarets, festivals..). Dans ces derniers cas, le principe de garder l’intégralité des ressources pour l’association est proposé. Chaque membre s’engage au minimum à s’investir une fois par ansur une activité de ce type. Cependant, dans un certain nombre de cas plus flous (témoignage et specatcle), une solution intermédiaire (RPI) peut être proposée par le CA, en ce compris quand cela est nécessaire pour permettre à un membre particulier de consacrer le temps suffisant à la préparation de l’événement. Dans ce dernier cas, aucun cumul avec un éventuel remboursement des frais de transport n’est possible. Le circuit suivant est donc proposé :

• Chaque membre actif ou adhérent (dans la mesure où le spectacle proposé est validé préalablement) communique à Cmsf les prestationsqu’il est à même de proposer (nom, petit descriptif, tarif).
• Seul le CA selon les conditions précisées dans les statuts est habilité à signer un contrat directement au nom de l’association.
• Il appartient à chaque membre de communiquer ses prestations à DIMONA en temps et en heure.
• Dès que CMSF reçoit confirmation du membre que la prestation a été effectuée, une facture est adressée au commanditaire. Pour l’instant c’est Céline qui s’occupe d’envoyer les factures.
• Le membre communique ses desiderata personnels : Soit le membre désire que le montant qui lui revient soit versé sur le compte de son asbl : l’asbl établit alors un contrat parallèle avec CMSF et lui facture le montant du.
• Soit le membre souhaite être payé directement via la SMART ou tout autre secrétariat social.

L’association désire avoir une présence réelle en Belgique. Son objectif est d’être présent là où il est fort peu probable que d’autres iront. Le milieu « fermé » et de « l’accueil » est une porte d’entrée intéressante. SAMU social, centres fermés et prisons ont été abordés. Mais d’autres pistes existent (Centres pour demandeurs d’asile, homes pour vieux, maisons psychiatriques etc...) Les activités liées à la Belgique font l’objet d’un projet continu qui concerne tous les membres. Ce qui signifie que chaque membre s’engage à travailler sur cet enjeu de façon collective. Concrètement chaque membre s’engage à s’impliquerau minimum 2 fois par ansur ce projet. Chaque membre est libre de faire des propositions d’actions complémentaires au CA.

Changement de coordonnées et de statut

Tout membre qui verrait ses coordonnées (téléphone, adresse, n° de compte, adresse) changer s’engage à communiquer spontanément ses données mises à jour. Gestion des documents et du multimédia : L’ensemble des documents administratifs et audiovisuels de l’association sont stockées en ligne de façon à en permettre l’accès aisé à tous les membres. Chaque membre accepte d’abandonner à l’association tout droit sur les supports audio-visuels réalisés dans le cadre des missions.

Gestion financière

Seules les dépenses préalablement acceptées par l’administrateur du CA faisant fonction de trésorier ou toute autre personne explicitement désignée sont éligibles au remboursement.

• Les frais de transport sont limités au maximum et les transports en commun sont toujours privilégiés quand cela est possible. Dans le cas contraire, le co-voiturage est toujours de mise. Un formulaire ad hoc est disponible chez Céline.
• Tous les paiements doivent être effectués par virement bancaire.
• Sauf impossibilité et cas d’exception explicable, seules les dépenses couvertes par une facture établie au nom de l’association sont acceptables.
• Le CA peut déléguer à une personne désignée le paiement de frais incombant à l’association : Dans ce cas, les modalités précises ainsi que la durée de la délégation fait l’objet d’un document écrit signé par les deux parties.